Wahrscheinlich hat dich in den letzten Wochen auch eine Email vom IT-Center der RWTH bezüglich einer Lizenzumstellung der Office365 Lizenzen für Angehörige der RWTH erreicht. Hintergrund ist hier ein neuer Vertrag mit Microsoft ab dem 01.05.2021 in Kraft tritt. Da wir mitbekommen haben, dass diese Info viele mehr verwirrt als aufgeklärt hat, haben wir hier nochmal alle für Studis diesbezüglich relevanten Infos übersichtlich zusammengefasst und die Schritte erklärt, welche zur weiteren Nutzung der O365-Produkte auf dem privaten Rechner nötig sind.
 
Wenn du die Office365-Lizenzen der RWTH verwenden möchtest (z.B. zur Installation von O365-Produkten auf dem privaten Rechner oder zur Nutzung von OneDrive), dann machst du das, indem du dich unter office.com und onedrive.com mit deiner Email-Adresse (@rwth-aachen.de) einloggst und dort z.B. die Installationsdateien für Word, PowerPoint, … herunterlädst. Diese Möglichkeit wird dir auf dem Wege ab dem 01.05.2021 entzogen und du darfst die Produkte nur noch online im Browser nutzen.
Damit du jedoch weiterhin Office auf dem Privatrechner benutzen kannst, musst du deinen Login „umstellen“. Die dafür notwenigen Schritte haben wir dir hier nachfolgend zusammengefasst:

Melde dich zunächst beim IdM-Selfservice der RWTH an.

Klicke anschließend auf den Tab „Accounts und Passwörter“.

Drücke hier auf das Symbol mit dem Stift neben dem Feld „RWTH Single Sign-On“.

Scrolle auf der dann erscheinenden Seiten ganz nach unten. Dort findest du zwei Checkboxen, welche du BEIDE bestätigen musst. Drücke dann auf „Speichern“.

Es wird nun max. einen Tag dauern, bis du in der Lage sein wirst, deinen neuen Microsoft-Zugang nutzen zu können.

Nun kannst du dich mit deinem neuen Account bei Microsoft anmelden. Gehe hierzu auf z.B office.com und klicke oben rechts auf der Seite auf „Anmelden“. Hier ist wichtig, dass du folgenden Benutzernamen angibst: egal@students.rwth-aachen.de (wirklich „egal“ auch eingeben, damit es zuverlässig funktioniert).

Du wirst nun auf den bekannten Single Sign-On der RWTH weitergeleitet. Hier gibst du deine gewohnten Anmeldedaten (TIM-Kennung, Passwort) ein. Im nächsten Fenster wird du nun gefragt, ob deine Daten an Microsoft übertragen werden dürfen. Hier musst du auf „Zulassen“ klicken.

Anschließend wirst du wieder zurückgeleitet und bist bei Office mit deinem neuen RWTH-Zugang angemeldet, von dem du nun auch in der Lage sein wirst, die Office-Produkte runterzuladen und lokal zu installieren.

Während der Umstellungsphase kann es sein, dass ihr temporär bei beiden Möglichkeiten über keine Lizenz zum Installieren von O365-Apps auf privaten Geräten verfügt, das wird aber mit der Zeit vom IT-Center geändert. Spätestens am 31.05.2021 sollte die Umstellungsphase abgeschlossen sein.

Um deine Daten aus dem OneDrive-Verzeichnis deines „alten“ Accounts in das deines Neuen zu übertragen ist es zwingend notwendig, sie einmal lokal zu sichern und neu hochzuladen. Melde dich anschließend auch nur noch mit dem neuen Zugang an. Ansonsten können Fehlermeldungen auftauchen, da man mit dem alten Account nun nicht mehr berechtigt ist, die Programme offline zu nutzen.

WICHTIG: Sichere deine Daten in OneDrive möglichst kurzfristig, da generell immer mit Dateiverlusten gerechnet werden muss! Die OneDrive-Daten liegen alleinig bei Microsoft und kurzfristige Änderungen im Funktionsumfang der Verträge sind grundsätzlich immer möglich!

In diesem Falle hat niemand (weder die RWTH, noch das IT-Center oder Microsoft) eine Möglichkeit, diese wiederherzustellen.

Hier noch einmal der technische Hintergrund der gesamten Aktion (für alle Tekkies unter euch):

Aktuell besitzt die RWTH zwei „Organisationsaccounts“ bei Microsoft für Studierende. Diese Accounts werden Tenants genannt. Unter diesen kann sie Studierende registrieren und Office-Produkte für sie lizensieren lassen. Jeder Student ist in der Lage, sich unter beiden Accounts einzuloggen. Ob man sich nun mit dem einen oder dem anderen Account angemeldet hat, bestimmt die Art und Weise, wie man sich anmeldet. Zum ersten Tenant gehören Studierende, die sich bei Microsoft im Login mit ihrer regulären RWTH-Mail-Adresse einloggen (@rwth-aachen.de). Zum zweiten Tenant gehören die Studierenden, die sich mit egal@students.rwth-aachen.de bei Microsoft (office.com) einloggen. Hier dient der RWTH SSO als IdP für den per Shibboleth-Verfahren durchgeführten Authentifizierungsprozess.

Dem ersten Tenant ist momentan eine Office-Lizenz zugeordnet, die es den Studis ermöglicht, Office 365-Programme auf den privaten Rechnern zu installieren, Mitgliedern des zweiten Tenants ist dies aktuell nicht möglich. Diese Lizenz wird nun aufgrund von geänderten organisatorischem, lizenz-, datenschutz- sowie personalrechtlichen Rahmenbedingungen zum 01.05.2021 dem ersten Tenant entzogen und dem zweiten Tenant zugeordnet. Die beiden Tenants lösen sich quasi einfach nur gegenseitig ab. Damit man weiterhin diese Lizenz nutzen kann, muss man in den anderen Tenant wie oben beschrieben „migrieren“ (Einrichtung des Zugangs, Anmeldung dann mit egal@students…). Damit ist man dann auch weiterhin in der Lage, Office-Produkte (Word, PowerPoint, …) herunterzuladen und sie offline zu nutzen.